할 일 목록을 잔뜩 써 놓고도 막상 어떤 일부터 시작해야 할지 몰라 헤매는 직장인과 예비 창업자가 많다. 해야 할 일을 많이 늘어놓기만 해서는 머릿속 부담이 줄지 않고, 오히려 실제 실행력이 떨어진다. 업무 생산성을 끌어올리려면 기억하고 적어 두는 데서 한 걸음 더 나가, 다음 행동을 분명히 정하고 체계적으로 관리하는 프레임워크가 필요하다.

업무 생산성을 높이는 행동 중심 메모

나열만 해 둔 할 일 목록이나 기록용 메모로는 머릿속 혼란이 줄지 않는다. 잊지 않으려고 적어 둔 메모는 실행으로 이어지지 않은 채 남은 일로 쌓여 계속 마음을 무겁게 할 뿐이다. 그래서 메모를 '기록'이 아니라 '다음 행동을 정하는 도구'로 보는 쪽으로 생각을 바꿔야 한다.

일을 생산적으로 처리하려면 실행할 수 있는 구체적인 행동이 분명히 정해져 있어야 한다. 메모할 때부터 구체적인 행동 단위를 정해 두면 실제 실행으로 자연스럽게 이어진다. 또 개인의 기억력에 기대기보다 메모장이나 디지털 앱 같은 외부 시스템을 적극 써서 아이디어와 할 일을 모으고 관리하는 편이 낫다.

머릿속을 비우는 GTD 5단계 프로세스

GTD(Getting Things Done) 방법론은 수집, 명확화, 정리, 검토, 실행의 5단계를 거쳐 머릿속 혼란을 줄이고 일의 효율을 높인다. 첫 단계인 수집에서는 머릿속 아이디어와 할 일을 외부 시스템에 모은다. 둘째 단계인 명확화에서는 모은 항목을 하나씩 살펴 실행 가능한 다음 행동으로 바꾼다.

이어서 셋째 단계인 정리, 넷째 단계인 검토, 다섯째 단계인 실행을 차례로 거치며 할 일을 관리한다. 모든 항목을 외부 시스템으로 옮겨 두면 머릿속이 비워지고, 전략적이고 창의적인 생각을 할 여유가 생긴다.

GTD 방법론은 수집부터 실행까지 5단계를 거쳐 머릿속 혼란을 줄이고 효율성을 극대화한다.

큰 프로젝트를 작게 쪼개는 WBS 활용법

작업 분류 체계(Work Breakdown Structure, WBS)는 프로젝트의 전체 업무 범위를 산출물 기준으로 계층적으로 나누는 방법이다. 막연하고 큰 프로젝트를 바로 손댈 수 있는 작고 관리하기 쉬운 조각으로 쪼개면 일을 진행하는 부담이 줄어든다.

WBS는 최상위 목표부터 하위 과제까지 계층으로 나누기 때문에 프로젝트 범위에서 빠지는 항목이 생기지 않게 해 준다. 이렇게 나눈 최하위 단위를 '작업 패키지(Work Package)'라고 부르는데, 팀원 한 명이 주어진 기간 안에 충분히 끝낼 수 있을 만큼 구체적이어야 한다.

작업 분류 체계는 프로젝트를 완료 가능한 구체적 단위인 작업 패키지로 분해한다.

중요도와 긴급성에 따른 우선순위 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도 두 기준으로 업무를 네 사분면에 나눠 우선순위를 정하는 의사결정 프레임워크다. 제1사분면(긴급하고 중요함) 업무는 바로 처리한다. 제2사분면(긴급하지 않지만 중요함) 업무는 일정을 자세히 잡아 계획대로 진행한다.

제3사분면(긴급하지만 중요하지 않음) 업무는 다른 사람에게 맡기고, 제4사분면(긴급하지도 중요하지도 않음) 업무는 과감히 지운다. 중요도와 긴급성을 분명히 나눠 두면 중요한 일에 시간과 힘을 모을 수 있다.

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도를 기준으로 업무를 4가지 사분면으로 나눠 우선순위를 정한다.

결과물의 가치에 집중하는 OKR 목표 설정

처리한 업무량이나 들인 시간보다 그 결과가 만들어 내는 실제 가치를 봐야 한다. 목표 및 핵심 결과(OKR)는 야심 찬 목표를 측정 가능한 결과로 정의하고 추적하도록 돕는 프레임워크다.

OKR을 세울 때는 이루고 싶은 정성적이고 열망적인 목표 하나를 정하고, 그 목표의 진척을 잴 핵심 결과 2~4개를 정의한다. 예상 성과를 기준으로 일을 판단하고 실행해야 가치 있는 결과가 나오며, 이는 예비 창업자와 직장인 모두에게 해당한다.

참고